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E-Rechnung Pflicht 2026: Fristen, Formate und was Unternehmer jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen greift je nach Unternehmensgröße zwischen 2027 und 2028. Hier erfahren Sie alle Fristen, zulässige Formate und was sich für Selbstständige und Unternehmen ändert.
Die wichtigsten Fristen auf einen Blick
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiterhin versendet werden
Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
Kleinere Unternehmen haben noch Aufschub
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden
Ende der Übergangsfristen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Nach der EU-Norm EN 16931 muss eine E-Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
✓ XRechnung – reines XML-Format, Standard der öffentlichen Verwaltung
✓ ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – hybrides Format: PDF mit eingebettetem XML
✓ Weitere EN-16931-konforme Formate
✗ PDF per E-Mail – ist keine E-Rechnung
✗ Eingescannte Papierrechnung – ist keine E-Rechnung
✗ Word- oder Excel-Dateien – sind keine E-Rechnungen
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze (Geschäfte zwischen Unternehmern) nach dem Umsatzsteuergesetz. Das betrifft:
- Alle Unternehmer mit Sitz in Deutschland
- Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Berater, Designer etc.)
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Empfangspflicht seit 2025, Versandpflicht voraussichtlich ab 2028)
- Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier gelten die bisherigen Regeln
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG
XRechnung vs. ZUGFeRD – welches Format wählen?
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbar für Menschen | Nein (nur maschinenlesbar) | Ja (PDF ist sichtbar) |
| Pflicht bei Behörden | Ja (Bund, viele Länder) | Teilweise akzeptiert |
| Empfehlung für | Öffentliche Aufträge, große Unternehmen | KMU, Selbstständige, Freiberufler |
| Software-Unterstützung | Buchhaltungssoftware, ELSTER | Weit verbreitet (lexoffice, sevdesk, DATEV etc.) |
So bereiten Sie sich vor – Schritt für Schritt
Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format empfangen und öffnen können. Ein normales E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus. Für die Verarbeitung benötigen Sie eine Software, die XML-Daten lesen kann.
Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann. Die meisten Anbieter (DATEV, lexoffice, sevdesk, Debitoor, FastBill) haben bereits Updates ausgerollt.
Je nach Unternehmensgröße müssen Sie ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen versenden. Testen Sie den Versand frühzeitig mit Geschäftspartnern.
E-Rechnungen müssen nach den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) 10 Jahre lang unveränderbar archiviert werden. Ein einfacher Dateiordner reicht nicht – nutzen Sie ein revisionssicheres Archivierungssystem.
E-Rechnung und Umsatzsteuer
Die E-Rechnung ist eng mit dem Vorsteuerabzug verknüpft. Nur Rechnungen, die den Pflichtangaben nach § 14 UStG entsprechen, berechtigen zum Vorsteuerabzug. Ab den Versandpflicht-Terminen muss eine ordnungsgemäße E-Rechnung vorliegen, damit der Empfänger die Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend machen kann.
Die E-Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung/Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
- Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei Kleinunternehmern)
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für Kleinunternehmer. Die Versandpflicht ist für Kleinunternehmer auf voraussichtlich 2028 verschoben. Bis dahin dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
Nein. Eine einfache PDF ist kein strukturiertes Datenformat nach EN 16931. Nur Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (mit eingebettetem XML) gelten als E-Rechnung.
Viele Buchhaltungsprogramme bieten E-Rechnung bereits in bestehenden Tarifen an. Kostenlose Tools zum Erstellen von XRechnungen gibt es z. B. beim IT-Planungsrat. Die Umstellungskosten sind für die meisten Unternehmen überschaubar.
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze (Geschäfte zwischen Unternehmern). Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden.
Während der Übergangsfristen drohen keine Bußgelder. Nach Ablauf der Fristen kann eine fehlende E-Rechnung dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet ist. Zudem drohen Ordnungswidrigkeiten nach der Abgabenordnung.